Юридические аспекты

Для каждой отдельной службы в организации имеется свой нормативный перечень необходимых документов для длительного хранения. Рассмотрим, какой перечень обязательных документов и какая служба или отдел компании должны сохранять бумаги в течении нескольких лет.

Юридическая или административная служба организации.

1. Устав общества и все законные изменения и дополнения к нему. Договор и решение учреждения этого общества.
2. Протоколы первичных собраний, на которых решался вопрос о создании общества с утвержденным решением собрания. Протоколы собраний о денежной оценки вкладов участников в уставной капитал, которые представлены не финансовой валютой, с утвержденным решением собрания. Прочие протоколы, отражающие создание и деятельность общества.
3. Регистрационный документ, в котором установлена дата и номер регистрации.
4. Документы, подтверждающие собственность балансового движимого и недвижимого имущества общества.
5. Документы, которые указывают о наличии собственных филиалов общества и их лицензии.
6. Все документы, связанные с проведением операций с ценными бумагами, имеющимися в собственности общества.
7. Документы, отражающие все проведенные собрания или заседания имеющимися советами и комиссиями общества. А именно, это могут быть протоколы заседаний с ревизионной комиссии, а также с собрания совета директоров или иных исполнительных органов.
8. Обязательная документация по имеющимся аффилированным лицам общества.
9. Документы, подтверждающие проведение ревизий и аудитов данного общества, и прилегающие заключения.
10. Все судебные решения, связанные с разногласиями в уставной деятельности общества, а так же исковые заявления и после судебные мероприятия.
11. Прочие важные утвержденные документы организации.

Финансовая служба организации.

1. Вся первичная документация, отражающая финансовые операции общества.
2. Отчетная финансовая и бухгалтерская документация общества.
3. Документы, отражающие ведение учетной политики организации.
4. Документы, подтверждающие экономические стандарты и нормы, которыми регулируется деятельность общества.
5. Документы, отражающие все бухгалтерские операции и подтверждающие их исполнение.
6. Бумаги, указывающие о наличии электронной подписи и всех операций, связанных с электронным документооборотом.

Производственная служба.

1. Документация, отображающая законность производственных процессов, а также наличие лицензии на их осуществление.
2. Вся документация, регулирующая производственную и иную деятельность общества.

Для правильного хранения всех нормативных документов имеется приказ Министерства культуры РФ, регулирующий перечень документов для длительного хранения и определенные сроки их хранения. Этот документ под номером 558, зарегистрированный 25 августа 2010 года, также дает рекомендации о местах хранения бумаг.