Юридические аспекты

Какие документы организации требуют обязательного хранения
18 июня
Для каждой отдельной службы в организации имеется свой нормативный перечень необходимых документов для длительного хранения. Рассмотрим, какой перечень обязательных документов и какая служба или отдел компании должны сохранять бумаги в течении нескольких лет.
Юридическая или административная служба организации.
- Устав общества и все законные изменения и дополнения к нему. Договор и решение учреждения этого общества.
- Протоколы первичных собраний, на которых решался вопрос о создании общества с утвержденным решением собрания. Протоколы собраний о денежной оценки вкладов участников в уставной капитал, которые представлены не финансовой валютой, с утвержденным решением собрания. Прочие протоколы, отражающие создание и деятельность общества.
- Регистрационный документ, в котором установлена дата и номер регистрации.
- Документы, подтверждающие собственность балансового движимого и недвижимого имущества общества.
- Документы, которые указывают о наличии собственных филиалов общества и их лицензии.
- Все документы, связанные с проведением операций с ценными бумагами, имеющимися в собственности общества.
- Документы, отражающие все проведенные собрания или заседания имеющимися советами и комиссиями общества. А именно, это могут быть протоколы заседаний с ревизионной комиссии, а также с собрания совета директоров или иных исполнительных органов.
- Обязательная документация по имеющимся аффилированным лицам общества.
- Документы, подтверждающие проведение ревизий и аудитов данного общества, и прилегающие заключения.
- Все судебные решения, связанные с разногласиями в уставной деятельности общества, а так же исковые заявления и после судебные мероприятия.
- Прочие важные утвержденные документы организации.
Финансовая служба организации.
- Вся первичная документация, отражающая финансовые операции общества.
- Отчетная финансовая и бухгалтерская документация общества.
- Документы, отражающие ведение учетной политики организации.
- Документы, подтверждающие экономические стандарты и нормы, которыми регулируется деятельность общества.
- Документы, отражающие все бухгалтерские операции и подтверждающие их исполнение.
- Бумаги, указывающие о наличии электронной подписи и всех операций, связанных с электронным документооборотом.
Производственная служба.
- Документация, отображающая законность производственных процессов, а также наличие лицензии на их осуществление.
- Вся документация, регулирующая производственную и иную деятельность общества.
Для правильного хранения всех нормативных документов имеется приказ Министерства культуры РФ, регулирующий перечень документов для длительного хранения и определенные сроки их хранения. Этот документ под номером 558, зарегистрированный 25 августа 2010 года, также дает рекомендации о местах хранения бумаг.